ผจญภัยในออฟฟิส ตอน : ประชุมยังไงให้ได้งาน
ประชุมยังไงให้ได้งาน การประชุมเป็นส่วนสำคัญของการทำงานในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น การวางแผนงาน หรือการแก้ไขปัญหา อย่างไรก็ตาม การประชุมที่ไม่มีการวางแผนที่ดีอาจกลายเป็นการเสียเวลาและทำให้พนักงานรู้สึกเหนื่อยหน่าย ดังนั้น การจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการตัดสินใจ ลดความสับสน และทำให้เป้าหมายของการประชุมบรรลุผลได้
ทำไมการจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพถึงสำคัญ?
การประชุมที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของทีม โดยให้ทีมสามารถสื่อสารและแก้ไขปัญหาได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ยังช่วยสร้างการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น ลดการทำงานซ้ำซ้อน และส่งเสริมการมีส่วนร่วมในทีม
แนวทางการจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
- กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน (Set Clear Objectives) ก่อนเริ่มการประชุม ควรมีการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจน ผู้จัดการประชุมควรถามตัวเองว่าการประชุมนี้มีเป้าหมายอะไร เช่น การตัดสินใจเรื่องสำคัญ การระดมสมอง หรือการแก้ไขปัญหา การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถโฟกัสกับหัวข้อสำคัญและไม่เสียเวลาไปกับประเด็นที่ไม่เกี่ยวข้อง
- จัดทำวาระการประชุม (Prepare an Agenda) วาระการประชุมเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้การประชุมดำเนินไปตามลำดับ ควรระบุประเด็นหลักที่ต้องการพูดถึงและระยะเวลาในการพูดแต่ละเรื่องอย่างชัดเจน นอกจากนี้ ควรส่งวาระการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้า เพื่อให้ทุกคนมีเวลาศึกษาและเตรียมตัวล่วงหน้า
- เชิญเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้อง (Invite the Right Participants) การเชิญผู้เข้าร่วมประชุมควรเลือกเฉพาะคนที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่ต้องการอภิปราย การมีผู้เข้าร่วมมากเกินไปอาจทำให้เสียเวลาและลดความคล่องตัวในการตัดสินใจ ควรเน้นที่ความสามารถในการมีส่วนร่วมและการตัดสินใจของผู้เข้าร่วมประชุม
- การเริ่มต้นและจบประชุมตรงเวลา (Start and End on Time) การรักษาเวลาเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพ การเริ่มประชุมตรงเวลาจะทำให้ผู้เข้าร่วมเคารพเวลาของผู้อื่นและสามารถบริหารเวลาได้ดีขึ้น ควรมีการกำหนดเวลาในการสิ้นสุดประชุมล่วงหน้าและพยายามไม่ขยายเวลาเกินกำหนดหากไม่จำเป็น
- ให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วม (Encourage Participation) การประชุมที่ดีควรเปิดโอกาสให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นและให้ข้อเสนอแนะ หัวหน้าการประชุมควรส่งเสริมให้มีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและฟังความเห็นจากทุกฝ่าย ไม่ควรให้การประชุมถูกครอบงำโดยคนเพียงไม่กี่คน เพราะอาจทำให้ข้อมูลสำคัญถูกมองข้ามไป
- ใช้เครื่องมือเทคโนโลยีในการจัดการประชุม (Use Technology Tools) ในยุคดิจิทัล การใช้เครื่องมือเทคโนโลยีช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การประชุมออนไลน์ผ่าน Zoom, Microsoft Teams, Google Meet ซึ่งช่วยให้การประชุมจากระยะไกลทำได้อย่างราบรื่น นอกจากนี้ การใช้เครื่องมือสำหรับการแชร์เอกสารหรือหน้าจอร่วมกัน เช่น Google Docs หรือ Trello ยังช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันทีและติดตามการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ติดตามการประชุมด้วยการสรุปผล (Summarize Key Takeaways) เมื่อสิ้นสุดการประชุม ควรสรุปประเด็นสำคัญที่ได้จากการประชุมให้ชัดเจน เช่น ข้อตกลงที่ทำขึ้น งานที่ต้องรับผิดชอบ และกำหนดเวลาส่งงาน การสรุปผลนี้ควรถูกจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษรและส่งให้ทุกคนหลังการประชุม เพื่อให้ทุกฝ่ายมีความเข้าใจตรงกันและติดตามผลการประชุมได้ง่ายขึ้น
- ติดตามผลและการดำเนินการต่อไป (Follow Up and Action Steps) หลังจากการประชุม ควรมีการติดตามผลการดำเนินงานที่ได้รับมอบหมาย หัวหน้าการประชุมควรตรวจสอบว่างานที่ตกลงกันไว้มีความคืบหน้าอย่างไร และช่วยสนับสนุนให้การทำงานเป็นไปตามแผนที่วางไว้ การติดตามนี้จะช่วยให้ทุกฝ่ายมีความรับผิดชอบและทำงานได้ตามเป้าหมายที่กำหนด
ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและวิธีการจัดการ
แม้จะมีการวางแผนที่ดี แต่บางครั้งการประชุมก็อาจเผชิญกับปัญหาหลายอย่าง เช่น การออกนอกประเด็น การเสียเวลาพูดคุยเรื่องที่ไม่สำคัญ หรือการมีข้อขัดแย้งในความคิดเห็น เพื่อจัดการกับปัญหาเหล่านี้ ควร:
- ยึดตามวาระการประชุม: หัวหน้าการประชุมควรควบคุมการประชุมให้ดำเนินตามวาระที่กำหนด หากมีประเด็นที่ไม่เกี่ยวข้องควรแจ้งให้ไปพูดคุยหลังการประชุม
- จัดการกับความขัดแย้งอย่างสร้างสรรค์: หากมีข้อขัดแย้งในการประชุม ควรให้ทุกฝ่ายได้แสดงความเห็นอย่างเท่าเทียมและพิจารณาตัดสินใจด้วยข้อมูลที่มีเหตุผล
- ใช้เวลาสั้น ๆ ให้คุ้มค่า: หากการประชุมมีเวลาจำกัด ควรกำหนดให้การประชุมเป็นการสรุปผลหรืออัพเดทสถานการณ์แบบรวดเร็ว (Stand-up meeting) ที่เน้นเฉพาะเรื่องสำคัญที่ต้องการการตัดสินใจหรือการแก้ไขปัญหา
บทสรุป
การจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่จะช่วยประหยัดเวลา แต่ยังช่วยให้ทีมงานสามารถตัดสินใจและดำเนินการตามเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ การวางแผนล่วงหน้า การมีวาระที่ชัดเจน และการใช้เครื่องมือเทคโนโลยีที่เหมาะสม ล้วนเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ช่วยให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จ
